L’activité des entreprises et des professionnels est créatrice d’informations et de connaissances. Elles composent leur patrimoine informationnel. Ces données à haute valeur ajoutée sont extrêmement vulnérables, d’autant qu’elles sont aujourd’hui couramment exploitées, copiées et sauvegardées sur supports électroniques. Ce sont des actifs immatériels qu’il convient de protéger tant au plan juridique que technique.

Les systèmes informatiques traitent et stockent des informations très différentes. Un grand nombre d’entre elles concernent les clients, le personnel, les fournisseurs, le métier de l’entreprise ; d’autres sont financières et fournissent des indicateurs aux dirigeants. Certaines informations stratégiques sont liées à l’intelligence économique. Elles sont le résultat de la Recherche et du Développement ; elles concernent parfois d’éventuelles fusions-acquisitions….

Toutes ces données sont confidentielles et « sensibles ». Elles ont une forte valeur stratégique. Leur perte, leur altération, leur modification ou leur divulgation provoquerait des dommages considérables pour l’entreprise qui se traduiraient alors par un préjudice financier, une dévalorisation ou un affaiblissement d’image.
Il est évident que mettre en place des outils contrôlant le flux informatique entrant et sortant pour éviter les attaques externes de pirates ou les malveillances internes et déployer une gestion rigoureuse des postes de travail est indispensable mais ne suffit pas toujours.

La responsabilité de l’entreprise et la responsabilité civile et pénale de son dirigeant risquent dans certains cas d’être mises en cause. Celui-ci doit apporter la preuve de sa bonne foi et montrer que les dispositions légales et réglementaires, applicables à la société ont été respectées.

La réglementation exerce une forte pression en faveur de la conservation des informations. Les lois et règlements comme Bâle II, MIFID, Sarbanes Oxley, LSF…, fixent le cadre des contrôles. Les données sont conservées pour garantir la traçabilité d’actes et la traçabilité du déroulement d’un processus. La conservation des logs et des traces informatiques (1) s’avère donc indispensable.

Dans l’obligation de contrôler parfaitement leur système d’information, tant pour lutter contre la fraude et préserver leur patrimoine immatériel que pour réagir en cas de poursuites judiciaires, les chefs d’entreprise doivent pouvoir prouver leur respect de la législation régissant leur activité.
(1) Une trace informatique est un ensemble d’informations conservées pour savoir ce qu’il s’est passé.

A l’ère de la trace numérique, nous assistons à de grands bouleversements !
Le temps de l’exemplaire original papier conservé dans le coffre du notaire est en partie révolu. En matière numérique, l’originalité ne tient plus – comme pour un écrit papier – à une absence de modification du support matériel d’origine mais à l’intégrité de l’information.

Le législateur précise que l’écrit sous forme électronique est admis comme preuve pour autant qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. L’information doit donc être garantie depuis sa création jusqu’au moment de sa restitution à titre de preuve. La traçabilité devient alors une étape fondamentale de l’enregistrement informatique.

Selon les termes de l’article 1er de l’ordonnance du 2 novembre 1945, relative au statut du notariat et sur laquelle repose l’organisation de la profession : « Les notaires sont les officiers publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique.»

Depuis toujours identifiés par leurs clients comme des professionnels de la preuve, de la sécurité juridique et de la conservation, les notaires se devaient de leur apporter une réponse adaptée à l’évolution de la réglementation et des technologies de l’information. Aussi, la Chambre interdépartementale des Notaires de Paris, avec le concours de spécialistes, a créé le Service Notarial de Dépôt Electronique, coffre-fort électronique pour la conservation des documents dématérialisés, à la disposition des professionnels, des entreprises et des particuliers.

Exclusivement accessible chez un notaire, ce nouveau service permet non seulement d’archiver les données dématérialisées à valeur ajoutée dans des conditions de sécurité juridique et technologique optimales, mais également de prouver de manière certaine leur origine, leur date de dépôt, leur intégrité et leur authenticité.
Le notaire confère l’authenticité aux actes

Chaque notaire est nommé par le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice. La puissance publique lui délègue le pouvoir de conférer l’authenticité aux actes qu’il établit, par sa signature et l’apposition du sceau de l’Etat. La plupart de ses actes sont rémunérés selon un tarif fixé par décret et applicable de la même manière sur tout le territoire français et pour toutes les personnes.

Officier public et professionnel libéral, le notaire doit en toute circonstance conjuguer l’intérêt de son client, le respect des droits d’autrui et celui de la loi. Le notaire est soumis à une déontologie dont le respect est contrôlé par la Chambre à laquelle il appartient et par le Procureur de la République. Par tradition, spécialisé en droit de la famille et en droit immobilier, son champ d’intervention est très vaste : droit des sociétés, droit de l’urbanisme, droit des collectivités locales, contrats commerciaux, fiscalité des entreprises ou encore conseil patrimonial.

L’acte établi par un notaire, signé par lui et revêtu du sceau que lui a confié l’Etat, est un acte authentique. Il présente des qualités que n’ont pas les autres actes et que lui confère la loi : date certaine et force probante supérieure.

Il est exclusif et assure :
– la conservation des documents dématérialisés dans un coffre-fort électronique hautement sécurisé,
– leur restitution à l’identique,
– la constitution de manière certaine d’une preuve de leur date de dépôt, de leur origine et de leur intégrité, grâce aux spécificités de l’acte authentique notarié.

Il est ainsi possible, par exemple, en se rendant simplement chez un notaire de :
– donner date certaine à une œuvre intellectuelle afin de prouver son antériorité, sans pour autant en divulguer le contenu,
– confier des informations pour qu’elles soient remises ultérieurement à une personne déterminée, dans le cadre d’un contrat par exemple,
– constituer une documentation de référence et la trace d’échanges d’informations dans le cadre d’un appel d’offre, d’une négociation ou de l’exécution d’une convention,
– « tracer » les différentes étapes d’un processus technique, juridique, artistique,
– archiver toutes données importantes dans des conditions technologiques optimales.

Exemples de documents à conserver
Toutes les données (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers…) conservées sur support électronique (CD-ROM, DVD, clé USB, disque dur), quel que soit leur volume, peuvent faire l’objet d’un dépôt notarial électronique.
– créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, sonores, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans,
– cahiers de laboratoires, comptes rendus d’activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, secrets de fabrique,
– logiciels, systèmes d’exploitation, sites internet,
– fichiers, banques de données, comptabilités,
– chaînes de pouvoirs et d’habilitations, organigrammes, chaînes d’élaboration de contrats, data rooms…

Il est exclusif et assure :
– la conservation des documents dématérialisés dans un coffre-fort électronique hautement sécurisé,
– leur restitution à l’identique,
– la constitution de manière certaine d’une preuve de leur date de dépôt, de leur origine et de leur intégrité, grâce aux spécificités de l’acte authentique notarié.

Il est ainsi possible, par exemple, en se rendant simplement chez un notaire de :
– donner date certaine à une œuvre intellectuelle afin de prouver son antériorité, sans pour autant en divulguer le contenu,
– confier des informations pour qu’elles soient remises ultérieurement à une personne déterminée, dans le cadre d’un contrat par exemple,
– constituer une documentation de référence et la trace d’échanges d’informations dans le cadre d’un appel d’offre, d’une négociation ou de l’exécution d’une convention,
– « tracer » les différentes étapes d’un processus technique, juridique, artistique,
– archiver toutes données importantes dans des conditions technologiques optimales.

Exemples de documents à conserver
Toutes les données (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers…) conservées sur support électronique (CD-ROM, DVD, clé USB, disque dur), quel que soit leur volume, peuvent faire l’objet d’un dépôt notarial électronique.
– créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, sonores, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans,
– cahiers de laboratoires, comptes rendus d’activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, secrets de fabrique,
– logiciels, systèmes d’exploitation, sites internet,
– fichiers, banques de données, comptabilités,
– chaînes de pouvoirs et d’habilitations, organigrammes, chaînes d’élaboration de contrats, data rooms…

Une procédure simple, contrôlée par le notaire
Le support sur lequel sont stockées les données est remis au notaire qui les charge sur son poste et en calcule l’empreinte électronique. L’empreinte est éditée sur papier afin de pouvoir être déposée au rang des minutes de l’étude.

Le notaire s’identifie sur les lignes ultra-sécurisées du notariat et, en présence du demandeur ou de son mandataire, envoie les données numériques associées à l’empreinte, à Paris Notaires Service (PNS) (Association des notaires de Paris, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne qui dépend de la Chambre des Notaires de Paris) qui en assurera la conservation pour la durée demandée.

Paris Notaires Service en accuse réception. Le notaire dépose alors, par acte notarié, au rang de ses minutes le document d’empreinte qu’il a édité et les avis d’envoi et de réception des données, ce qui leur confère date certaine à leur dépôt au coffre.

A tout moment et sur simple demande du déposant, le notaire peut délivrer une copie des données ou les restituer définitivement. Dans ce dernier cas, seul le document d’empreinte reste conservé au rang des minutes du notaire.

L’empreinte électronique est à un document ce que l’empreinte digitale ou génétique est à un individu :
– si l’on change ne serait-ce qu’une virgule dans un document, son empreinte change,
– un document ne peut pas être reconstitué à partir de son empreinte,
– elle est construite en combinant deux algorithmes de chiffrements irréversibles (MD5 et SHA-256).

Le Service Notarial de Dépôt Electronique assure une sécurité technique et juridique totale.
Son point fort réside dans l’intervention du notaire qui garantit totalement :
– l’identité du déposant et le contrôle de ses pouvoirs,
– l’existence des données à la date de leur dépôt,
– la certitude de cette date.

Les conditions de la conservation des données garantissent leur intégrité et leur confidentialité. La concordance des empreintes calculées lors du dépôt et de la restitution permet de prouver que les données restituées sont bien celles qui existaient à la date du dépôt de leur empreinte au rang des minutes du notaire et que leur intégrité a été préservée.

Toute personne physique ou morale peut consulter son notaire pour recourir au Service notarial de Dépôt électronique. Il concerne bien sûr les entreprises et les professionnels, soucieux de protéger leur patrimoine informationnel mais s’adresse également aux particuliers.

www.paris.notaires.fr